英文商务邮件怎么写这4个步骤让你一次性搞清楚!

英文商务邮件怎么写

今天我们为大家带来了完整的英文邮件格式,藉由4步骤一次搞懂如何快速又准确的写好并寄出一封完美的商业邮件!让你下次被主管要求和国外单位联络时,不用再胆战心惊!赶快收藏此文章,当需要时便能迅速跟着以下步骤书写吧!

一、英文邮件开头写什么?

在邮件的开头,我们通常会先写上对方的「称谓」作为开头,但要注意到,随着你要写信的对象身份、职称不同,也要选用不同的称谓,才不会给人不礼貌、或是过分礼貌的感觉!

1. 写给朋友或熟识的同事

可用较口语化的开头,加上对方的名字使用。

· Hi / Hello / Hey + name  哈啰/嗨

例如:

Hi Jenny, Hello Judy, Hey Jupiter

2. 写给长官或者主管

可用Dear加在前头表示尊敬语气,并在后方加入对方的性别或职称。

· Dear + Sir/Madam / Mr. Last name  先生/长官

例如:

Dear Mr.Bloom

· Dear + Madam / Ms. Last name / Mrs. Last name 小姐 /女士

例如:

Dear Ms.Knightley

*注意: Ms 为 Miss 的缩写,可用来表示未婚或已婚女子,而 Mrs. 则只可用来表示已婚女子。

· Dear + Job title 职称

例如:

Dear Marketing Manager

3. 写给非特定人物或不清楚姓氏时

常用于应聘新工作、与厂商接洽及新合作洽谈时在不确定对方职称及性别时使用。

· To whom it may concern 致负责人

常用于应聘新工作或不清楚接洽人的情况下。

· Greetings 您好

在不确定对方职称或是性别时可用较正式并礼貌的方式作为开头。

二、各种不同需求的英文内容怎么写?

在写好开头的称谓后,就直接进入正题开门见山吧!一般国人写信时很容易绕来绕去的,在邮件最后才写上真正的来意,但在英文的邮件中,不妨直接一点!用简单的方式和词汇直接表明自己的需求吧!

五种情境举例:

1. 需要对某事/物提问

· I am writing to inquire about sth. 我来信是想询问有关(某事项)。

×

I am writing to inquire about the collabration with KAWS that your company is offering.

我来信是想询问有关您公司提供与KAWS合作的部分。

· I would like to ask whether… 我来信是想问您是否…

×

I would like to ask whether you would be willing to offer us a further discount if we ordered over 2,000 units each month? 

我来信是想询问若我们每月订购 2 千单,您是否愿意提供我们更多的折扣呢?

2. 需要对方提供资讯

· Could you please send me a copy of sth.? 能否请您提供一份(事/物)的副本?

×

Could you please send me a copy of the latest catalogue?

能否请您提供一份最新目录的副本?

· Could you please confirm sth. ? 能否请您确认(某事项)?

×

Could you please confirm the deadline of this application?

能否请您确认此申请表格的截止日期?

3. 告知对方已提供相关资讯

· I have attached sth. 我已附上…

×

I have attached our latest catalogue and price list.

我已附上我们最新一期的目录及价目表。

· As you requested, I am enclosing sth. 依您要求,我已附上…

×

As you requested, I am enclosing the 2021 annual report.

依您要求,我已附上 2021 的年度报告。

4.婉拒对方要求时

· I’m afraid we are unable to… 非常抱歉我们无法….

×

I’m afraid we are unable to attend your company’s new product launch.

非常抱歉我们无法出席贵公司的新产品展示会。

·We regret to inform you that we cannot … 我们深感抱歉的通知您,但我们无法…

×

We regret to inform you that we cannot provide you a free sample of our newest winter collection. 

我们深感抱歉的通知您,但我们无法提供您我们冬季最新系列样品。

5. 对于某事项感到不了解时

· I’m not totally clear about/on sth. 对于(某事项)我并不是全然理解

×

I’m not totally clear about our company’s yearly plan.

对于我们公司的年度计划我并不是全然理解。

· Would you mind clarifying if/whether…?  你是否介意阐明关于(某事项)…?

×

Would you mind clarifying if our department’s meeting is on this Friday or next Friday?

你是否介意阐明关于我们部门的会议时间是本周五还是下周五呢?

三、英文邮件结尾怎么写比较礼貌?

在写完开头的招呼以及主要内容后,接下来就是结尾啦!通常我们会在结尾加上一些敬语以表示对对方的尊重,并且针对邮件的情境和内容,写上相对应的结尾语。以下提供一些较常用的英文邮件结尾语,提供参考!

×

· If you have any questions, please feel free to contact me.

若有任何相关问题,欢迎随时与我联系。

×

· Please do not hesitate to contact me if I can be of any further assistance.

若有任何需要协助的地方,请不要吝啬与我联系。

×

· We look forward to your continued participation on this matter.

我们期待您在这件事情上未来能够持续参与。

×

· Thank you for your time and consideration.

谢谢您的宝贵时间及顾虑。

×

· Looking forward to hearing from you soon.

期待能迅速得到您的回复。

×

· I apologize for any inconvenience caused.

若造成任何不便,我很抱歉。

×

· I hope the information I have provided above is useful to you.

我期望以上信息能为您提供帮助。

四、英文邮件属名

就像中文邮件中的「敬上」一样,整个英文邮件完成后,我们也会在结尾加上署名以及祝福语,来表示自己的祝福和礼貌,也是完成一封好商业邮件非常重要的一步!

跟着以上步骤书写邮件,是不是发现其实没有想象中的那么难了呢?

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最后编辑于:2022/2/15 拔丝英语网

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