今天我们为大家带来了完整的英文邮件格式，藉由４步骤一次搞懂如何快速又准确的写好并寄出一封完美的商业邮件！让你下次被主管要求和国外单位联络时，不用再胆战心惊！赶快收藏此文章，当需要时便能迅速跟着以下步骤书写吧！
一、英文邮件开头写什么？
在邮件的开头，我们通常会先写上对方的「称谓」作为开头，但要注意到，随着你要写信的对象身份、职称不同，也要选用不同的称谓，才不会给人不礼貌、或是过分礼貌的感觉！
1. 写给朋友或熟识的同事
可用较口语化的开头，加上对方的名字使用。
· Hi / Hello / Hey + name 哈啰/嗨
例如：
Hi Jenny, Hello Judy, Hey Jupiter
2. 写给长官或者主管
可用Dear加在前头表示尊敬语气，并在后方加入对方的性别或职称。
· Dear + Sir/Madam / Mr. Last name 先生/长官
例如：
Dear Mr.Bloom
· Dear + Madam / Ms. Last name / Mrs. Last name 小姐 /女士
例如：
Dear Ms.Knightley
*注意: Ms 为 Miss 的缩写，可用来表示未婚或已婚女子，而 Mrs. 则只可用来表示已婚女子。
· Dear + Job title 职称
例如：
Dear Marketing Manager
3. 写给非特定人物或不清楚姓氏时
常用于应聘新工作、与厂商接洽及新合作洽谈时在不确定对方职称及性别时使用。
· To whom it may concern 致负责人
常用于应聘新工作或不清楚接洽人的情况下。
· Greetings 您好
在不确定对方职称或是性别时可用较正式并礼貌的方式作为开头。
二、各种不同需求的英文内容怎么写？
在写好开头的称谓后，就直接进入正题开门见山吧！一般国人写信时很容易绕来绕去的，在邮件最后才写上真正的来意，但在英文的邮件中，不妨直接一点！用简单的方式和词汇直接表明自己的需求吧！
五种情境举例：
1. 需要对某事/物提问
· I am writing to inquire about sth. 我来信是想询问有关（某事项）。
I am writing to inquire about the collabration with KAWS that your company is offering. 我来信是想询问有关您公司提供与KAWS合作的部分。
· I would like to ask whether… 我来信是想问您是否…
I would like to ask whether you would be willing to offer us a further discount if we ordered over 2,000 units each month? 我来信是想询问若我们每月订购 2 千单，您是否愿意提供我们更多的折扣呢？
2. 需要对方提供资讯
· Could you please send me a copy of sth.? 能否请您提供一份（事/物）的副本？
Could you please send me a copy of the latest catalogue? 能否请您提供一份最新目录的副本？
· Could you please confirm sth. ? 能否请您确认（某事项）？
Could you please confirm the deadline of this application? 能否请您确认此申请表格的截止日期？
3. 告知对方已提供相关资讯
· I have attached sth. 我已附上…
I have attached our latest catalogue and price list. 我已附上我们最新一期的目录及价目表。
· As you requested, I am enclosing sth. 依您要求，我已附上…
As you requested, I am enclosing the 2021 annual report. 依您要求，我已附上 2021 的年度报告。
4.婉拒对方要求时
· I’m afraid we are unable to… 非常抱歉我们无法….
I’m afraid we are unable to attend your company’s new product launch. 非常抱歉我们无法出席贵公司的新产品展示会。
·We regret to inform you that we cannot … 我们深感抱歉的通知您，但我们无法…
We regret to inform you that we cannot provide you a free sample of our newest winter collection. 我们深感抱歉的通知您，但我们无法提供您我们冬季最新系列样品。
5. 对于某事项感到不了解时
· I’m not totally clear about/on sth. 对于（某事项）我并不是全然理解
I’m not totally clear about our company’s yearly plan. 对于我们公司的年度计划我并不是全然理解。
· Would you mind clarifying if/whether…? 你是否介意阐明关于（某事项）…?
Would you mind clarifying if our department’s meeting is on this Friday or next Friday? 你是否介意阐明关于我们部门的会议时间是本周五还是下周五呢？
三、英文邮件结尾怎么写比较礼貌？
在写完开头的招呼以及主要内容后，接下来就是结尾啦！通常我们会在结尾加上一些敬语以表示对对方的尊重，并且针对邮件的情境和内容，写上相对应的结尾语。以下提供一些较常用的英文邮件结尾语，提供参考!
· If you have any questions, please feel free to contact me. 若有任何相关问题，欢迎随时与我联系。
· Please do not hesitate to contact me if I can be of any further assistance. 若有任何需要协助的地方，请不要吝啬与我联系。
· We look forward to your continued participation on this matter. 我们期待您在这件事情上未来能够持续参与。
· Thank you for your time and consideration. 谢谢您的宝贵时间及顾虑。
· Looking forward to hearing from you soon. 期待能迅速得到您的回复。
· I apologize for any inconvenience caused. 若造成任何不便，我很抱歉。
· I hope the information I have provided above is useful to you. 我期望以上信息能为您提供帮助。
四、英文邮件属名
就像中文邮件中的「敬上」一样，整个英文邮件完成后，我们也会在结尾加上署名以及祝福语，来表示自己的祝福和礼貌，也是完成一封好商业邮件非常重要的一步！
跟着以上步骤书写邮件，是不是发现其实没有想象中的那么难了呢？
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