开头、结尾一次学会!撰写英文书信的4个必备步骤!

在职场上,撰写英文书信是非常稀松平常的事,但要撰写一篇清楚且易懂的英文书信并不容易,在求学阶段的英文写作课也很少教授如何撰写英文书信的开头与结尾句,因此许多人常为撰写英文书信感到十分头痛···

了解许多人常为撰写英文书信所苦,因此本篇将从英文书信写作概念开始,带你先了解中英文写作习惯的差异后,再利用4个步骤,介绍英文书信的必备内容。

一、中英文书信写作习惯差异

身为非母语人士的我们,在撰写英文书信时,常认为直接将中文书信内容直接翻成英文即可,但这么做容易造成不易阅读的问题,因为中英文的写作习惯有所差异,直接照翻的话,会让母语人士难以抓住书信重点。

英文习惯先讲重点,中文习惯先解释原因

所谓写作习惯的差异在于「重点的摆放位置」,英文习惯先在开头阐述「主旨」、「大意」,所以许多英文老师在教授英文写作时,一定会叮咛要在文章开头撰写「主题句」,让读者能快速抓到段落主旨;反之,中文的书写习惯常先说明原因,再呈现结果,如以下例句所示:

英文: 

Lots of people prefer to work from home becuase they can have better work-life balance and less commuting stress. (先叙述结果再解释原因)

中文:因为可以取得更好的生活平衡以及省去通勤的时间压力,所以许多人偏好在家工作。(先说明原因再叙述结论)

正因为中英文写作习惯有所差异,因此撰写英文书信时,不建议直接将中文书信翻成英文,将会导致母语人士阅读时不易抓到内文重点。

而一篇完整英文书信的内容到底该如何撰写呢?英文书信的开头、结尾又该如何撰写才能言简意赅且不失礼貌呢? 笔者将利用 4 大步骤,带你了解英文书信必备内容,以及开头、结尾万用句。

二、撰写英文书信必备 4 大步骤

英文书信撰写 Step 1:Opening 开头

如上所述,英文书信开头习惯先说明大纲与主旨,因此在英文书信开头常先说明来信原因,开头常用句型如下:

I’m writing to let you know that… 我来信的目的是…

I would like to… 我想要…

This email is to notify you that… 这封信主要通知您…

I’m writing in reference to … 这封信是关于…

This letter serves as… 本封信主要…

例句:

I’m writing to let you know that we want to cancel the order.

我来信的目的为取消订单。

英文书信撰写Step 2:Reason 原因

说明来信的主旨后,接着多加说明主旨事由,如相关细节或来信主旨的原因,举例如下:

Our needs are unexpectedly changed, so we want to cancel the order.

我们意外地发现没有这笔订单的需求,因此我们想取消订单。

unexpectedly (adv.) 意外地;出乎预料

The woman had a trip to England, where she died unexpectedly.

那位去英国旅行的女士在当地意外死亡。

英文书信撰写Step 3:Action 行动

清楚说明来信主旨与事由后,接着在信中说明自身或期望对方采取的行动,如:

=

After reading the terms and conditions, I am aware that I am entitled to ask for a full refund.

在阅读合约条

be aware that 察觉到;意识到 

I am aware that lots of things have changed in this area.

我意识到这个地区很多事物都变了。

be entitled to… + VR / N 有资格做…

The manager is entitled to ask you to clean the office.

主管有资格要求你打扫办公室。

英文书信撰写Step 4:Closing 结尾

英文书信结尾多用来表示自身想法或期待,以下为常见的英文书信结尾句:

表示自身想法(歉意)

We’re sorry for your inconvenience.

我们很抱歉为您带来不便。

表达期待

I am looking forward to hearing from you soon.

我期待近日能收到您的来信。

表达礼貌与客气

Let me know if you have any questions.

若有任何问题请再告知。

Please do not hesitate to contact me if you have further questions or concerns.

若后续有任何问题或疑虑,欢迎立即与我联系。

结语

其实,撰写英文书信并没有想象中困难,只要了解英文的写作习惯与逻辑,在英文书信开头撰写来信主要目的,让阅读的人能快速抓到文章重点,再运用上述 4 步骤撰写英文书信内文,就可以轻松写出架构完整,且内容清晰的英文书信,让你日后不再惧怕撰写英文 email。

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最后编辑于:2022/2/18 拔丝英语网

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