问题来了!主持英文会议时,如何hold住全场?

身为一位会议主持人 (chairperson) ,不论是面对面的线下会议,或是跨境的线上 con-call (conference call),我们都需要事先熟悉设备的使用、了解会议进行的流程,并事先发送会议议程 (agenda) 给与会者,以确保与会者能在当下立即进入状况。

以下将分享应对两种常见英文会议突发状况的方法及金句,在阅读下方解析前,想先请读者思考一下,若遇到以下突发状况,身为 chairperson 的你会怎么做?

状况一:意见冲突

下方这段会议对话是关于 Jenny 提出的新营销方案以及同事的意见:

(在 Jenny 展示完营销部提出的最新方案后。)

Maggie: I don’t agree with what Jenny just mentioned. I think this new plan should be re-evaluated. We should put more emphasis on developing new customers.

我不同意 Jenny 提的方案。我觉得这个新提案有待商榷。我们应该把重点放在开发新客户。

Nancy: But I do agree with Jenny. This new plan is time-based, but in the long term, I’m sure we could make large profits from it. As for developing new customers, that’s a totally different story.

我同意 Jenny 的看法。这个新方案,是需要时间累积的,长远来看,我相信,我们可以从中获得大量的利润。至于开发新客户的问题,我觉得根本就是两码子事。

Maggie: What? Do you mean that I was fighting fault with Jenny?

什么?你的意思是我在找 Jenny 的茬啰?

对话到这边可发现 Maggie 已经渐渐不开心了,这时会议主持人应该跳出来打个圆场,将对话引导回原本讨论的焦点上。此时的 chairperson 可以委婉地表达自己的看法,并提出下一步:

如果你也同意这个方案,可以请 Maggie 进一步说明他的担忧为何?并请大家一起讨论出解决方案。

May I ask what’s your concern?

你担心的是什么呢?

如果你也不同意这个方案,可以说:

I think the idea is good, but perhaps we could discuss the details. 

我觉得这个点子不错,但我们也许可以讨论一下其中的细节。

如果在场还有其他人没有发言,可以请其他参与者发表自己的看法:

Mia, what are your thoughts on this?

Mia,你对这件事的看法为何?

状况二:偏离正题

会议上常有人搞不清楚讨论的目标,不自觉地在会议上发表太多偏离主题的意见。当会议主持人发现会议成员的讨论偏题时,要果断地中断对话,将对话引导回重点上。

如何避免讨论偏题?

其实成员的讨论会偏题,也代表着他们对会议主题、讨论目标的不熟悉,或是会议的目标太广,让成员有了各自不同的理解。而这些状况其实可以在会议前的准备事项、会议中的议题引导中交代完整,以避免成员讨论离题。

1、事前发送议程 (agenda) ,确立会议目的

事前发送今日的会议主题、会议流程以及最后想达成的会议目的,让参与者在开会前有初步的共识。切记目的要明确,也让成员可以在会议前想想内容,让会议进行得更有效率。

2、会议开始时宣告会议主题,当下确认讨论重点

会议中,要随时告知成员目前在会议流程的哪个阶段,告知越清楚、越明确,才能让会议成员保持专注!

Good morning everyone. We’re here today to discuss the marketing plan for the next quarter. As you can see from the agenda, there are 4 items we need to discuss. Let’s move on to deal with the agenda point by point.

早安各位,我们今天要来讨论下个季度的营销规划。从会议议程可以看到,我们今天有四个项目要讨论,接下来我们就根据议程逐点讨论吧!

3、过程引导明确,根据会议主题分段确认

除了开头要宣告主题,会议中也要适时地提醒大家我们到哪个阶段、接下来要讨论什么。

Let’s move on to the next topic.

让我们继续讨论下一个主题吧!

Let’s move on to point number 5.

让我们继续讨论一下第五点。

打断对话该怎么说?

在跨国会议中,最忌讳的就是从头到尾不发言,这样只会让对方觉得你没有实际参与会议,无法提出有效的见解。若想在会议成员们滔滔不绝时插入对话,以下例句可以让你显得专业而不失礼貌:

如果是与初次见面的客户、合作伙伴开会,较正式的说法为:

May I have a word?

我可以插个话吗?

Sorry to interrupt,  but I have an important question.

抱歉打扰,但我有个重要的问题。

如果是公司的内部会议,会议成员间彼此熟悉,可以说:

Can I have a quick question?

我可以快速地问个问题吗?

Do you mind if I jump in here?

请问我可以打断一下吗?

如何拉回正题?

在会议中若发现有人不断的偏题,其实最好的做法就是尽量不要附和该发言,让对话持续的进行。如果在较不受控的场面下,会议主持人要果断地中断对话,帮助大家找回讨论的焦点。以下例句供大家参考:

These are all good ideas, but we need to focus on the main goal.

这些都是非常棒的想法,但是我们需要聚焦在主要目标上。

Maggie, that’s a valid point, but let’s take it offline after the meeting.

Maggie, 这是个很重要的观点,但我们还是等会议结束后再讨论吧!

Can you hold off on that for just a minute? Mia is going to bring that up.

请问你能先暂停一下吗?Mia 正要发表他的观点。

其他常用的会议用语:

1. meeting minutes 会议记录

Could you take the minutes?

你能做会议记录吗?

2. Second  赞同、附议

A: I suggest that we set up a team to promote this program.

我建议可以设立一个小组去推广这个计划。

B: I second that.

我同意。

3. Give the floor to …  请…发言

I would now like to give the floor to Jennifer.

现在我想请 Jennifer 来发言。

4. wrap up  总结

Let’s wrap up what we’ve just discussed.

我们来总结一下刚刚讨论的事项。

结语

一个会议的进行顺利与否,有很大一部分原因与 chairperson 是否积极引导讨论、维持会议秩序有关,相信好好练习以上句型及词汇,便能够帮助你在会议中大展身手!

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最后编辑于:2022/2/20 拔丝英语网

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