英文商务信件怎么写？这４个步骤让你搞清楚！

今天带来了完整英文信件格式，藉由４步骤一次搞懂如何快速又准确写好并寄出一封完美的商务信件！让你下次被主管要求和国外单位联络时，不用再胆战心惊！，赶快收藏此文章，当需要时便能迅速跟着以下步骤书写吧！

一、英文信件开头写什么？

在信件的开头，我们通常会先写上对方的「称谓」作为开头，但要注意到，随着你要写信的对象身份、职称不同，也要选用不同的称谓，才不会给人不礼貌、或是过分礼貌的感觉噢！

1. 写给朋友或熟识的同事

可用较口语化的开头，加上对方的名字使用。

· Hi / Hello / Hey + name  哈啰/嗨

例如：

Hi Jenny, Hello Judy, Hey Jupiter

2. 写给长官或主管

可用Dear加在前头表示尊敬语气，并在后方加入对方的性别或职称。

· Dear + Sir/Madam / Mr. Last name  先生/长官

例如：

Dear Mr.Bloom

· Dear + Madam / Ms. Last name / Mrs. Last name 小姐 /女士

例如：

Dear Ms.Knightley

*注意: 

Ms 为 Miss 的缩写，可用来表示未婚或已婚女子，而 Mrs. 则只可用来表示已婚女子。

· Dear + Job title职称

例如：

Dear Marketing Manager

3. 写给非特定人物或者不清楚姓氏时

常用于应聘新工作、与厂商接洽及新合作洽谈时在不确定对方职称及性别时使用。

· To whom it may concern 致负责人

常用于应聘新工作或不清楚接洽人的情况下。

· Greetings 您好

在不确定对方职称或是性别时可用较正式并礼貌的方式作为开头。

二、各种不同需求的英文内容怎么写？

在写好开头的称谓后，就直接进入正题开门见山吧！一般华人写信时很容易绕来绕去的，在信件最后才写上真正的来意，但在英文的信件中，不妨直接一点！用简单的方式和词汇直接表明自己的需求吧！

五种情境举例：

1. 需要对某事/物提问

· I am writing to inquire about sth. 我来信是想询问有关（某事项）。

· I would like to ask whether… 我来信是想问您是否…

2. 需要对方提供资讯

· Could you please send me a copyof sth.? 能否请您提供一份（事/物）的副本？

· Could you please confirm sth. ? 能否请您确认（某事项）？

3. 告知对方已提供相关资讯

· I have attached sth. 我已附上…

I have attached our latest catalogue and price list.

我已附上我们最新一期的目录及价目表。

· As you requested, I am enclosing sth. 依您要求，我已附上…

As you requested, I am enclosing the 2021 annual report.

依您要求，我已附上 2021 的年度报告。

4. 婉拒对方要求时

· I’m afraid we areunable to… 非常抱歉，我们无法….

I’m afraid we are unable to attend your company’s new product launch.

非常抱歉我们无法出席贵公司的新产品展示会。

·We regret to inform you that we cannot … 我们深感抱歉的通知您，但我们无法…

We regret to inform you that we cannot provide you a free sample of our newest winter collection. 

我们深感抱歉的通知您，但我们无法提供您我们冬季最新系列样品。

5. 对于某事项感到不了解时

· I’m not totally clear about/on sth. 对于（某事项）我并不是全然理解

I’m not totally clear about our company’s yearly plan.

对于我们公司的年度计划我并不是全然理解。

· Would you mind clarifying if/whether…?  你是否介意阐明关于（某事项）…?

Would you mind clarifying if our department’s meeting is on this Friday or next Friday?

你是否介意阐明关于我们部门的会议时间是本周五还是下周五呢？

三、英文信件结尾怎么写比较礼貌？

在写完开头的招呼以及主要内容后，接下来就是结尾啦！通常我们会在结尾加上一些敬语以表示对对方的尊重，并且针对信件的情境和内容，写上相对应的结尾语。以下提供一些较常用的英文信件结尾语，提供参考!

If you have any questions, please feel free to contact me.

若有任何相关问题，欢迎随时与我联系。

四、英文信件属名

就像中文信件中的「敬上」一样，整个英文信件完成后，我们也会在结尾加上署名以及祝福语，来表示自己的祝福和礼貌，也是完成一封好商业信件非常重要的一步！

跟着以上步骤书写信件，是不是发现其实没有想象中的那么难了呢？