英文商务信件怎么写?这4个步骤让你搞清楚!

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By 拔丝英语网

今天带来了完整英文信件格式,藉由4步骤一次搞懂如何快速又准确写好并寄出一封完美的商务信件!让你下次被主管要求和国外单位联络时,不用再胆战心惊!,赶快收藏此文章,当需要时便能迅速跟着以下步骤书写吧!

一、英文信件开头写什么?

在信件的开头,我们通常会先写上对方的「称谓」作为开头,但要注意到,随着你要写信的对象身份、职称不同,也要选用不同的称谓,才不会给人不礼貌、或是过分礼貌的感觉噢!

1. 写给朋友或熟识的同事

可用较口语化的开头,加上对方的名字使用。

· Hi / Hello / Hey + name  哈啰/嗨

例如:

Hi Jenny, Hello Judy, Hey Jupiter

2. 写给长官或主管

可用Dear加在前头表示尊敬语气,并在后方加入对方的性别或职称。

· Dear + Sir/Madam / Mr. Last name  先生/长官

例如:

Dear Mr.Bloom

· Dear + Madam / Ms. Last name / Mrs. Last name 小姐 /女士

例如:

Dear Ms.Knightley

*注意: 

 

Ms 为 Miss 的缩写,可用来表示未婚或已婚女子,而 Mrs. 则只可用来表示已婚女子。

· Dear + Job title职称

例如:

Dear Marketing Manager

3. 写给非特定人物或者不清楚姓氏时

常用于应聘新工作、与厂商接洽及新合作洽谈时在不确定对方职称及性别时使用。

· To whom it may concern 致负责人

常用于应聘新工作或不清楚接洽人的情况下。

· Greetings 您好

在不确定对方职称或是性别时可用较正式并礼貌的方式作为开头。

二、各种不同需求的英文内容怎么写?

在写好开头的称谓后,就直接进入正题开门见山吧!一般华人写信时很容易绕来绕去的,在信件最后才写上真正的来意,但在英文的信件中,不妨直接一点!用简单的方式和词汇直接表明自己的需求吧!

五种情境举例:

1. 需要对某事/物提问

· I am writing to inquire about sth. 我来信是想询问有关(某事项)。

I am writing to inquire about the collabration with KAWS that your company is offering.

我来信是想询问有关您公司提供与KAWS合作的部分。

· I would like to ask whether… 我来信是想问您是否…

I would like to ask whether you would be willing to offer us a further discount if we ordered over 2,000 units each month? 

我来信是想询问若我们每月订购 2 千单,您是否愿意提供我们更多的折扣呢?

2. 需要对方提供资讯

· Could you please send me a copyof sth.? 能否请您提供一份(事/物)的副本?

Could you please send me a copy of the latest catalogue?

能否请您提供一份最新目录的副本?

· Could you please confirm sth. ? 能否请您确认(某事项)?

Could you please confirm the deadline of this application?

能否请您确认此申请表格的截止日期?

3. 告知对方已提供相关资讯

· I have attached sth. 我已附上…

I have attached our latest catalogue and price list.

我已附上我们最新一期的目录及价目表。

英文商务信件怎么写?这4个步骤让你搞清楚!

· As you requested, I am enclosing sth. 依您要求,我已附上…

As you requested, I am enclosing the 2021 annual report.

依您要求,我已附上 2021 的年度报告。

英文商务信件怎么写?这4个步骤让你搞清楚!

4. 婉拒对方要求时

· I’m afraid we areunable to… 非常抱歉,我们无法….

I’m afraid we are unable to attend your company’s new product launch.

非常抱歉我们无法出席贵公司的新产品展示会。

英文商务信件怎么写?这4个步骤让你搞清楚!

·We regret to inform you that we cannot … 我们深感抱歉的通知您,但我们无法…

We regret to inform you that we cannot provide you a free sample of our newest winter collection. 

我们深感抱歉的通知您,但我们无法提供您我们冬季最新系列样品。

英文商务信件怎么写?这4个步骤让你搞清楚!

5. 对于某事项感到不了解时

· I’m not totally clear about/on sth. 对于(某事项)我并不是全然理解

I’m not totally clear about our company’s yearly plan.

对于我们公司的年度计划我并不是全然理解。

英文商务信件怎么写?这4个步骤让你搞清楚!

· Would you mind clarifying if/whether…?  你是否介意阐明关于(某事项)…?

Would you mind clarifying if our department’s meeting is on this Friday or next Friday?

你是否介意阐明关于我们部门的会议时间是本周五还是下周五呢?

英文商务信件怎么写?这4个步骤让你搞清楚!

三、英文信件结尾怎么写比较礼貌?

在写完开头的招呼以及主要内容后,接下来就是结尾啦!通常我们会在结尾加上一些敬语以表示对对方的尊重,并且针对信件的情境和内容,写上相对应的结尾语。以下提供一些较常用的英文信件结尾语,提供参考!

If you have any questions, please feel free to contact me.

若有任何相关问题,欢迎随时与我联系。

英文商务信件怎么写?这4个步骤让你搞清楚!

Please do not hesitate to contact me if I can be of any further assistance.

若有任何需要协助的地方,请不要吝啬与我联系。

We look forward to your continued participation on this matter.

我们期待您在这件事情上未来能够持续参与。

Thank you for your time and consideration.

谢谢您的宝贵时间及顾虑。

Looking forward to hearing from you soon.

期待能迅速得到您的回复。

I apologize for any inconvenience caused.

若造成任何不便,我很抱歉。

I hope the information I have provided above is useful to you.

我期望以上资讯能为您提供帮助。

四、英文信件属名

就像中文信件中的「敬上」一样,整个英文信件完成后,我们也会在结尾加上署名以及祝福语,来表示自己的祝福和礼貌,也是完成一封好商业信件非常重要的一步!

01
非正式的用法:

Best

Best wishes

Cheers

Enjoy your day

Thank you

Thanks

02
较正式的用法

Best regards

Cordially

Sincerely

Warm wishes

Yours respectfully

Your sincerely

跟着以上步骤书写信件,是不是发现其实没有想象中的那么难了呢?

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