相信没有人在休假当下，还愿意三不五时查收电子邮件，但别忘了当你享受假期的同时，与你合作的厂商、客户仍在岗位，若没有及时回复信件会显得不够专业可靠。因此，设置一封休假自动回复信件来展现你的职场礼仪及专业度，并表达对客户的尊重，绝对是职场必备的基本礼仪。
一封得体的休假自动回复信件，能舒缓对方未能收到及时回复的焦虑感，也能透过字里行间的专业度，提升公司值得信赖的形象。我们先来看看以下这封自动回复的信件范例：
您好，
我从 1/1 到 2/28 会在冰岛度假。回来后我将会马上回复您的电子邮件。如果您有紧急需求需要协助，请与 Norman 联系，Norman Smith 的电子邮件地址是 norman@cln-asia.com。
Best Regards, 祝好。
Cindy Chen
CLN Inc.
这封邮件乍看之下没什么太大问题，单词使用正确、语法没有太大的错误，内容上也提供何时回到岗位以及紧急联络管道。然而，这封信还是有可以进步的空间。以下会针对这封休假自动回复信进行剖析，并教你如何写出一封更专业的休假自动回复信件。
一、「我人在冰岛旅游！」，商务信件需要透露这么多私人信息吗？
其实，外国人在工作场合很注重个人隐私，因此在信件中不会特别说明不在岗位的原因，这封信件提到的 「 I’m currently on vacation to Iceland. 」便会让对方感觉有些不专业。
在说明休假时，仅需用 「out of the office」来说明自己「目前不在办公室」，无法回信。若是遇到大型的假期，像是圣诞假期、新年假期，则可以直接写上 「 Our office is closed due to the national holiday. 」
另外，有些外国人会介意信中提到的假期长度，说出假期的长度可能有炫耀之嫌。以此封范例来说， 「 I’m currently on vacation to Iceland from 2/1-3/2 」 ，就像是在和对方说「我的假期有两个月喔！」，所以建议读者可以在信上表明回来的日期就好，直接说 「 I will be out of the office until 3/2. 」不仅简单明了，也不会透露太多个人信息。
二、是返回工作岗位马上回信，还是回来后过几天回信？
英文中的介词及连接词皆会影响时间的精确度，可以看到上面的信中写到「 I will reply to your email when I return. 」，中文虽然是「当我回来时，我会回复您的电子邮件。」但是会让英文读者有错误的期待。由于信件前段提及假期到 3/2，紧接着下一句马上说， 「I will reply to your email when I return.」，对方会期望在 3/2 就收到你的回信。
但是仔细想想，当你回到办公室的第一天，打开信箱时，发现收件箱的信件已经堆积如山，你能保证自己会在 3/2 前回复邮件吗？因此建议把「when」改成「after」以确保双方的理解没有误差。
— when 表示事情 「A与事情 B 同时发生」
— after 表示事情 「A 发生于事件 B 之后」
「 I will reply to your email after I return. 」意为「我回来之后，会回复您的电子邮件」，对方才不会预设 3/2 收到你的回信，也能让自己有个喘息的空间。
三、正确的称谓 (salutation) 使用说明
上方信件的开头称谓为「 Hi there, 」较常用于双方非常熟悉的信件中，但这封信件是由系统自动回复，无论是客户、同事，或是上司都可能会收到这封电邮，因此在称谓的选用上应该要特别注意，选用正式、有礼貌的称谓。
如果不熟悉对方，不知道是谁会收到这封信，可以使用以下两种称谓：
Dear Sir or Madam, 亲爱的先生或女士
To Whom It May Concern: 敬启者
以上两种称谓，只适用于不知道收件者会是谁的情况下，像是自动回复信件、大量寄发的通知信等状况，并非所有邮件都可以使用这两种称谓。如果今天收信者是一位特定对象，请务必要找出对方的姓名并在称谓的地方称呼对方，表达基本的尊重。就算真的没办法找到对方的名字，也至少要能够区分出对方的职称或是性别。
如果有特定对象，可以使用以下三种称谓：
— Dear Stephanie,
— Dear Mr./Ms. Jones,
— Dear Sir / Madam, （适用于只知道性别）
如果对象是较熟悉的同事、客户，不想显得太过正式的话，才会选用以下两种称谓：
— Hello/Hi Stephanie,
— Clarence, （直接使用姓名）
称谓的选用有分正式与不正式，需要根据场合搭配不同的称谓。如果在选用称谓上遇到了一些困难，可以试着从你过往收过的信件中观察，或是问问你身边的同事主管是否有哪些使用地雷，照着公司的文化选用就准没错啦！
四、休假自动回复信件必备的 4 大重点：
1. 明确的信件主旨（Out of Office Reply） 2. 礼貌告知休假 3. 可回复信件的明确日期 4. 提供紧急联络管道
连一封如此简短的信件都有许多眉角需要注意，提醒大家在撰写 Email 时必定要小心、小心、再小心！下面提供一个简易的范本给大家对照。
Dear Sir or Madam, 亲爱的先生或女士，
Thank you for your email. I am out of the office until 3/2 and will have limited access to email. If you need assistance while I’m away, please contact Norman Smith at norman@cln-asia.com. I will reply to you after I return. 感谢您的来信，我到 3/2 之前都不在办公室，无法即时回复您的邮件。如果需要任何协助，请联系 Norman Smith，他的电子邮件地址是 norman@cln-asia.com。我回办公室后也会与您联系。
Best regards, 祝好。
Cindy Chen
CLN Inc.
照着这四大重点，一封简单又专业的休假自动回复信件就完成啦！希望这篇文章对你有用！
本文由拔丝英语网 – buzzrecipe.com（精选英语文章+课程）收藏，供学习使用，分享转发是更大的支持！由 亮元职场英文原创，版权归原作者所有。
