身为一位会议主持人 (chairperson) ，不论是面对面的线下会议，或是跨境的线上 con-call (conference call），我们都需要事先熟悉设备的使用、了解会议进行的流程，并事先发送会议议程 (agenda) 给与会者，以确保与会者能在当下立即进入状况。
以下将分享应对两种常见英文会议突发状况的方法及金句，在阅读下方解析前，想先请读者思考一下，若遇到以下突发状况，身为 chairperson 的你会怎么做？
状况一：意见冲突
下方这段会议对话是关于 Jenny 提出的新营销方案以及同事的意见：
（在 Jenny 展示完营销部提出的最新方案后。）
Maggie: I don’t agree with what Jenny just mentioned. I think this new plan should be re-evaluated. We should put more emphasis on developing new customers. 我不同意 Jenny 提的方案。我觉得这个新提案有待商榷。我们应该把重点放在开发新客户。
Nancy: But I do agree with Jenny. This new plan is time-based, but in the long term, I’m sure we could make large profits from it. As for developing new customers, that’s a totally different story. 我同意 Jenny 的看法。这个新方案，是需要时间累积的，长远来看，我相信，我们可以从中获得大量的利润。至于开发新客户的问题，我觉得根本就是两码子事。
Maggie: What? Do you mean that I was fighting fault with Jenny? 什么？你的意思是我在找 Jenny 的茬啰？
对话到这边可发现 Maggie 已经渐渐不开心了，这时会议主持人应该跳出来打个圆场，将对话引导回原本讨论的焦点上。此时的 chairperson 可以委婉地表达自己的看法，并提出下一步：
如果你也同意这个方案，可以请 Maggie 进一步说明他的担忧为何？并请大家一起讨论出解决方案。
May I ask what’s your concern? 你担心的是什么呢？
如果你也不同意这个方案，可以说：
I think the idea is good, but perhaps we could discuss the details. 我觉得这个点子不错，但我们也许可以讨论一下其中的细节。
如果在场还有其他人没有发言，可以请其他参与者发表自己的看法：
Mia, what are your thoughts on this? Mia，你对这件事的看法为何？
状况二：偏离正题
会议上常有人搞不清楚讨论的目标，不自觉地在会议上发表太多偏离主题的意见。当会议主持人发现会议成员的讨论偏题时，要果断地中断对话，将对话引导回重点上。
如何避免讨论偏题？
其实成员的讨论会偏题，也代表着他们对会议主题、讨论目标的不熟悉，或是会议的目标太广，让成员有了各自不同的理解。而这些状况其实可以在会议前的准备事项、会议中的议题引导中交代完整，以避免成员讨论离题。
1、事前发送议程 (agenda) ，确立会议目的
事前发送今日的会议主题、会议流程以及最后想达成的会议目的，让参与者在开会前有初步的共识。切记目的要明确，也让成员可以在会议前想想内容，让会议进行得更有效率。
2、会议开始时宣告会议主题，当下确认讨论重点
会议中，要随时告知成员目前在会议流程的哪个阶段，告知越清楚、越明确，才能让会议成员保持专注！
Good morning everyone. We’re here today to discuss the marketing plan for the next quarter. As you can see from the agenda, there are 4 items we need to discuss. Let’s move on to deal with the agenda point by point. 早安各位，我们今天要来讨论下个季度的营销规划。从会议议程可以看到，我们今天有四个项目要讨论，接下来我们就根据议程逐点讨论吧！
3、过程引导明确，根据会议主题分段确认
除了开头要宣告主题，会议中也要适时地提醒大家我们到哪个阶段、接下来要讨论什么。
Let’s move on to the next topic. 让我们继续讨论下一个主题吧！
Let’s move on to point number 5. 让我们继续讨论一下第五点。
打断对话该怎么说？
在跨国会议中，最忌讳的就是从头到尾不发言，这样只会让对方觉得你没有实际参与会议，无法提出有效的见解。若想在会议成员们滔滔不绝时插入对话，以下例句可以让你显得专业而不失礼貌：
如果是与初次见面的客户、合作伙伴开会，较正式的说法为：
May I have a word? 我可以插个话吗？
Sorry to interrupt, but I have an important question. 抱歉打扰，但我有个重要的问题。
如果是公司的内部会议，会议成员间彼此熟悉，可以说：
Can I have a quick question? 我可以快速地问个问题吗？
Do you mind if I jump in here? 请问我可以打断一下吗？
如何拉回正题？
在会议中若发现有人不断的偏题，其实最好的做法就是尽量不要附和该发言，让对话持续的进行。如果在较不受控的场面下，会议主持人要果断地中断对话，帮助大家找回讨论的焦点。以下例句供大家参考：
These are all good ideas, but we need to focus on the main goal. 这些都是非常棒的想法，但是我们需要聚焦在主要目标上。
Maggie, that’s a valid point, but let’s take it offline after the meeting. Maggie, 这是个很重要的观点，但我们还是等会议结束后再讨论吧！
Can you hold off on that for just a minute? Mia is going to bring that up. 请问你能先暂停一下吗？Mia 正要发表他的观点。
其他常用的会议用语：
1. meeting minutes 会议记录
Could you take the minutes? 你能做会议记录吗？
2. Second 赞同、附议
A: I suggest that we set up a team to promote this program. 我建议可以设立一个小组去推广这个计划。
B: I second that. 我同意。
3. Give the floor to … 请…发言
I would now like to give the floor to Jennifer. 现在我想请 Jennifer 来发言。
4. wrap up 总结
Let’s wrap up what we’ve just discussed. 我们来总结一下刚刚讨论的事项。
结语
一个会议的进行顺利与否，有很大一部分原因与 chairperson 是否积极引导讨论、维持会议秩序有关，相信好好练习以上句型及词汇，便能够帮助你在会议中大展身手！
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